Organisationsberatung für eine effizientere Zusammenarbeit
„Wir müssen agiler werden!“ Diesen Satz wird man wahrscheinlich schon in vielen Meetings gehört haben. Schließlich ist das Wort „Agilität“ das Management-Buzzword im Jahre 2017. Alle wollen es und nur wenige wissen, was wirklich hinter dieser Worthülse steckt. Dieser Artikel beschreibt, warum Agilität wichtiger wird und was in diesem Zusammenhang zu beachten ist.
Warum sich Unternehmen immer intensiver mit dem Thema „agile Organisationen“ beschäftigen, hat mehrere Ursachen. Durch die immer weiter voranschreitenden Entwicklungen der Globalisierung und Digitalisierung geraten viele Unternehmen vermehrt unter Druck.
Die Märkte entwickeln und verändern sich in immer rasanteren Geschwindigkeiten und neue Marktteilnehmer sprießen wie Bäume aus dem Boden. Dadurch kommt es zu einer immensen Wettbewerbsintensität und immer kürzeren Innovationszyklen. Zudem erwarten die Märkte mittlerweile Reaktionszeiten, die mit traditionellen Strukturen kaum zu erreichen sind. Die technologischen Veränderungen und Entwicklungen sowie die gestiegenen Kundenerwartungen sorgen ebenfalls dafür, dass ein Umdenken in den Managementetagen stattfindet.
Durch Agilität zu mehr Effizienz
Dass ein Umdenken notwendig ist, um all diesen existenzbedrohenden Entwicklungen entgegen zu wirken und den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, haben einige Unternehmen bereits erkannt. Da es sich um globale Einflusskräfte handelt, ist eine grundsätzliche Anpassung auf einer hohen Ebene notwendig.
Die Einführung agiler Organisationen ist hier oftmals die Lösung. Agilität beschreibt im Unternehmenskontext die Fähigkeit, sich als Organisation kontinuierlich an seine komplexe, turbulente und unsichere Umwelt anzupassen. Agile Organisationen sollen demnach das Gegenteil zu organisationaler Trägheit darstellen.
Entstanden ist diese Form der Organisation und des Projektmanagements in der Softwareentwicklung. Da dort seit jeher schnell und flexibel auf geänderte Kundenwünsche und externe Entwicklungen reagiert werden muss, wurde hier schon früh darüber nachgedacht, wie Projekte schneller und effizienter bearbeitet werden können.
Um agil zu werden, müssen Hindernisse, die zu Trägheit führen und Flexibilität verhindern, eliminiert werden. Vor allem Hierarchien und Kommunikationshürden verhindern Effizienz und Produktivität. Bei agilen Organisationsformen geht es also primär um die Einführung neuer Denkmuster und die Schaffung einer neuen Art der Zusammenarbeit. Durch die Abschaffung von Hierarchien soll die Verantwortung und Eigenständigkeit aller Mitarbeiter steigen und somit für die nötige Motivation sorgen. Eine einfachere und effizientere Kommunikation führt zudem zu einer höheren Produktivität.
Drei Methoden, ein Ziel
Um agiler zu werden gibt es viele Möglichkeiten und Methoden die innerhalb der Unternehmen und Projekte angewandt werden können. Wer sich intensiver mit den Methoden beschäftigt, stößt dabei allerdings immer wieder auf drei Methoden, die sich in der Praxis durchgesetzt haben:
Scrum
Ist die mit Abstand am häufigsten verwendete agile Arbeitsmethode. Die aus der Softwareentwicklung stammende Vorgehensweise teilt ein Projekt in mehrere Abschnitte von bis zu vier Wochen (Sprints) und legt unterschiedliche Rollen innerhalb der Organisation fest. In täglichen Meetings werden die Aufgaben für den Tag vorgestellt. Am Ende eines Sprints und vor jedem neuen Sprint werden gemeinsam die Ergebnisse und neuen Anforderungen besprochen. Ein Produkteigner kann zu jedem Zeitpunkt neue Ideen einbringen und ist jederzeit voll integriert. Zu Beginn des Projektes legt er grundsätzliche Anforderungen fest. Die Ausgestaltung der Problemlösung wird dabei im Laufe des Projektes vor jedem Sprint von den einzelnen Teammitgliedern ausgearbeitet. Scrum setzt auf völlige Selbstbestimmung der Teams und ein Höchstmaß an Flexibilität und Effizienz. Dadurch differenziert es sich stark zum im Projektmanagement typischen Wasserfallmodell.
Holokratie
Die Philosophie geht auf den US-Softwareunternehmer Brian Robertson zurück. Holons sind selbstständige Einheiten aus Mitarbeitern, die sich mit anderen Holons zu einer Struktur zusammenschließen – der Holocracy. Statt einer Hierarchie gibt es Regeln in einer „Verfassung“, die Mitarbeiter versammeln Gleichgesinnte in „Zirkeln“, um „Spannungen“ zu klären, und besprechen den Fortschritt in „taktischen Sitzungen“. Weltweit verwenden die Philosophie bereits 50 Organisationen.
Design Thinking
Design Thinking beschreibt in einem Phasenmodell das empathische und fachübergreifende, ideenbasierte Gestalten. Neben einem Optionsraum vieler Ideen mit Iterationen, werden die Ergebnisse aus der Ideenentwicklung gleich getestet. Die Resultate fließen umgehend in die Prototypen zurück. Am Ende des Prozesses steht eine validierte Idee, die für die Umsetzung in ein Geschäftsmodell zur Verfügung steht. Design Thinking ist eine ergebnisoffene Innovationsmethode, die häufig zur Transformation von Unternehmen führt.
Sechs organisatorische Erfolgsfaktoren
Wer sich für eine agile Organisation entscheidet, erhofft sich dadurch nicht weniger als bessere Zusammenarbeit, flexiblere und schnellerer Reaktionen und effektivere Projektabschlüsse. Dadurch soll zudem langfristig die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit steigen. Damit die erwarteten Erfolge eintreten, reicht es aber nicht, bloß eine der Methoden auszuwählen und blind anzuwenden. Vielmehr ist es notwendig, die Denk- und Verhaltensweise in der Organisation zu verankern. Dafür haben wir Erfolgsfaktoren festgelegt, die als Orientierungshilfe auf dem Weg in agiler Transformation dienen können:
- Verwendung agiler Methoden
- Unterstützung aus der Managementebene
- Verantwortung der Ergebnisse sind klar geregelt
- Effektive Nutzung lokaler Märkte
- Verwendung von Shared Services
- Mitarbeiter und Mitarbeit stehen im Mittelpunkt
Die Erfolgsausprägung der Kennzahlen Marge und Wachstum hängt damit zusammen, wie viele dieser Erfolgsfaktoren erfüllt und eingesetzt werden. Wird lediglich eine Kategorie erfüllt, ist die Ausprägung im Durchschnitt deutlich kleiner als bei Unternehmen, die sich vollkommen einer organisatorischen Transformation verschrieben haben. Es zeigt sich also, dass es sich wirtschaftlich lohnen kann, seine Organisation zu hinterfragen und neue Ansätze und Methoden zur Hilfe zu ziehen.
Agilität ist ein Change-Prozess
Vor allem strukturell sind viele Unternehmen festgefahren und verlieren durch Effizienzverluste bares Geld. Wer zukünftig wettbewerbsfähig sein möchte, muss Change-Management-Prozesse anstoßen und bestehende Strukturen überdenken. Dabei werden die Möglichkeiten der Digitalisierung häufig zu eindimensional betrachtet.
Wertschöpfung geschieht mittels der Digitalisierung durch die Chancen, bestehende Prozesse zu überdenken und zu optimieren. Die Möglichkeiten der Kommunikation und Datenübertragung in Echtzeit, sollten genutzt werden, um effizienter und effektiver zu arbeiten. Agile Organisationsformen nutzen diese Vorteile und können helfen, Strukturen aufzubrechen und gläserne Wände zu beseitigen.
Da es sich bei der Einführung neuer Denk- und Arbeitsweisen um einen langfristigen Change-Prozess handelt, ist Sensibilität statt purer Aktionismus gefragt. Agile Organisationsstrukturen können helfen, langfristig wettbewerbsfähig und flexibler zu werden. Dafür ist eine Menge Geduld und Fingerspitzengefühl gefragt. Die richtige Auswahl der Methode braucht Zeit und muss mit Weitsicht getroffen werden und erfordert zunächst einen relativ hohen Ressourceneinsatz. Die Evaluierung und Auswahl der passenden Methode ist dabei der erste Erfolgsfaktor.
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